Hiển thị các bài đăng có nhãn Kỹ năng tổ chức công việc. Hiển thị tất cả bài đăng
Hiển thị các bài đăng có nhãn Kỹ năng tổ chức công việc. Hiển thị tất cả bài đăng

Thứ Tư, 5 tháng 12, 2012

Nhận diện 5 nghề lương cao sắp “hot” tại Mỹ

Đến năm 2050, khoảng 20% dân số Mỹ sẽ là những người trên 65 tuổi và số người trên 85 tuổi sẽ tăng gấp đôi. Đây chính là cơ hội tuyệt vời cho ngành chăm sóc sức khỏe người già với mức lương đáng mơ ước.

Với việc dân số ngày càng có xu hướng già hóa, ngày càng nhiều người Mỹ cần có sự hỗ trợ khi về già. “Sự chuyển đổi về nhân khẩu học này đang tạo hàng loạt lĩnh vực mới cũng như cơ hội cho người lao động ở mọi lứa tuổi”, chuyên gia tư vấn nghề nghiệp Kerry Hannon của công ty AARP khẳng định trong cuốn sách “Những nghề tuyệt vời cho người 50 tuổi”. 
Hỗ trợ người già và người về hưu sẽ là nghề “hot” trong tương lai

Hỗ trợ người già và người về hưu sẽ là nghề “hot” trong tương lai

Ngành chăm sóc sức khỏe người già tại Mỹ đang phát triển bùng nổ với rất nhiều nghề từ chuyên gia thể lực tới hướng dẫn viên hưu trí hay nhân viên hỗ trợ y tế. Dù vậy để có được những công việc này không phải dễ. “Bạn có thể cần “làm đẹp” thêm cho bản sơ yếu lý lịch của mình với những kỹ năng mới, tốt nhất là được bổ sung trong khi vẫn tiếp tục công việc hiện tại”, Hannon viết. 

Sau đây là 6 nghề chăm sóc người cao tuổi có mức lương hấp dẫn

1. Chăm sóc sức khỏe/hỗ trợ bệnh nhân

Mô tả công việc: Bạn giúp bệnh nhân các công việc như: điền đơn xin hưởng bảo hiểm, xử lý những sai sót trên hóa đơn y tế, tranh luận với công ty bảo hiểm về tỷ lệ chi trả, tìm kiểm các chuyên gia và bệnh viện phù hợp, đi theo bệnh nhân tới các buổi hẹn khám bệnh, đàm phán về chi phí khám của bác sỹ và nhận đơn thuốc. 

Mức lương trung bình: từ 15 – 50USD/giờ, có thể cao hơn khi có kinh nghiệm

2. Nhân viên hỗ trợ di chuyển

Mô tả công việc: Bạn giúp những người nghỉ hưu chuyển đến sống tại các khu vực nhỏ hơn, thường là tới một căn hộ hoặc một khu vực của những người nghỉ hưu. Công việc của bạn đó là điều phối việc di chuyển và điều chỉnh cách bố trí của ngôi nhà mới. Việc này có nghĩa là giúp những người về hưu lựa chọn xem vật dụng nào ở nhà cũ nên giữ lại hay đem bán, tặng. Bạn thậm chí có thể thực hiện việc giúp họ bán đồ hoặc sắm đồ mới.

Mức lương trung bình: từ 30 – 75 USD/giờ hoặc cao hơn 

3. Chuyên gia hỗ trợ sửa nhà 

Mô tả công việc: Bạn giúp những người ngoài 60 tuổi tiếp tục sống tại ngôi nhà của mình bằng cách tìm ra cách chuyển đổi hoặc điều chỉnh nơi ở để ngăn ngừa các tai nạn thường xảy ra với người cao tuổi. Ví dụ như xây dựng những được dốc thoải, lắp đặt những thanh bám trong nhà tắm…Bạn có thể làm việc cùng các nhà thầu, kiến trúc sư và các nhà thiết kế nội thất để thực hiện những điều chỉnh này.

Mức lương trung bình: từ 40 USD/giờ trở lên

4. Huấn luyện viên thể lực

Mô tả công việc: Bạn thiết kế những chương trình tập thể lực cho từ cá nhân hoặc dạy cho một lớp gồm những người lớn tuổi. Ví dụ như chuyên về bơi lội hoặc trở thành huấn luyện viên yoga. Những bài tập này sẽ giúp những người bị bệnh mãn tính hoặc khuyết tật. Nếu bạn có thể làm huấn luyện viên aerobic dưới nước thì khả năng “đắt khách” càng cao.

Mức lương trung bình: 17 – 30 USD/giờ, hoặc có thể lên tới 60 – 100 USD/giờ tại các thành phố lớn. 

5. Huấn luyện viên cho người về hưu 

Mô tả công việc: Bạn là người biết lắng nghe và có kỹ năng giải quyết vấn đề. Do đó bạn sẽ tư vấn cho những người chuẩn bị về hưu nên làm gì t rong thời gian còn lại. Với những người có khả năng đưa ra những giải pháp sáng tạo cũng như các bước hành động, công việc này có thể vừa kết hợp huấn luyện kỹ năng sống và huấn luyện nghề nghiệp cho những người người sắp bước vào một cuộc sống mới khó khăn. 

Mức lương trung bình: 50 – 400USD/giờ 

Thanh Tùng
Theo CNBC

Thứ Sáu, 30 tháng 11, 2012

5 sai lầm “giết chết” cơ hội thăng chức

Thói tự thỏa mãn hay thờ ơ với công việc là những điều có thể khiến bạn khó được thăng chức. Nếu bạn muốn thăng tiến nhanh trong sự nghiệp, hãy tránh mắc phải 5 sai lầm dưới đây:

Ảnh minh họa
Ảnh minh họa
Thói tự mãn
Một cách nhanh nhất khiến bạn không được thăng tiến trong công việc hay tăng lương chính là tự mãn với bản thân. Thậm chí dù bạn làm rất tốt công việc của mình, nhưng nếu bạn ít khi làm hơn những gì được yêu cầu, bạn cũng khó cạnh tranh với những đồng nghiệp khác để thăng tiến. Theo như các chuyên gia nghề nghiệp, nhân viên chỉ tập trung vào những trách nhiệm trong bản mô tả công việc hiếm khi thành công trong sự nghiệp.
Các nhà quản lý không đánh giá cao và thăng chức cho những nhân viên chỉ hài lòng với công việc và tập trung hoàn thành các công việc của mình mà không giúp đỡ đồng nghiệp hay tham gia các hoạt động chung của nhóm và cơ quan.

Thay đổi 180 độ

Thay đổi là tốt, tuy nhiên “nhảy” hẳn sang một lĩnh vực hoàn toàn mới với chuyên môn, nghiệp vụ lại ảnh hưởng không nhỏ đến con đường thăng tiến của bạn. Giả sử bạn là một nhân viên ngân hàng và bất ngờ bạn chuyển sang công việc xây nhà cho người nghèo ở những nước kém phát triển. Dù rằng, công việc của bạn rất đáng trân trọng những vì mới nên bạn khó có thể đảm nhận những nhiệm vụ cao hơn.
Vì vậy, lời khuyên dành cho bạn không nên làm những công việc khác hẳn với chuyện môn hoặc những công việc bạn đã làm, vì nó gửi đến một thông điệp là bạn chưa chắc chắn về những điều bạn mong muốn hoặc bạn thiếu chuyên môn, kỹ năng để tiến xa hơn trong lĩnh vực đó.
Không ủy thác công việc
Bạn nhận tất cả các trách nhiệm và không ủy thác cho các thành viên trong nhóm cùng hoàn thành nhiệm vụ vì ban nghĩ không ai có thể làm tốt hơn bạn.
Chuck Fried, chủ tịch và giám đốc điều hành công ty TXMQ, cho biết khó có thể thăng chức cho một người mà họ tin rằng họ làm giỏi nhất và không ai có thể thay thế anh/ cô ấy. Ông cũng gợi ý các nhà quản lý nên tuyển những người thông minh, tài năng và có khả nẳng đảm nhận các nhiệm vụ khác một cách dễ dàng.
Thờ ơ với công việc
Khi mới được tuyển và, bạn tràn đầy năng lượng và thích thú. Bạn háo hức đảm nhận mọi công việc được giao. Tuy nhiên, cùng với thời gian, sự thờ ơ của bạn trong công việc dần thay thế cho sự háo hức và nhiệt huyết lúc ban đầu.
Những nhân viên thờ ơ thường ít quan tâm đến các hoạt động của cơ quan. Họ tập trung vào việc có được một công việc để làm và nhận lương hàng tháng hơn là một sự nghiệp. Một khi bạn mất đi sự đam mê, bạn sẽ dần thờ ơ với công việc và những hoạt động của công ty. Khi đó, bạn khó có một sự nghiệp tươi sáng ở công ty.
“Nhảy việc” thường xuyên

Có thể chấp nhận được nếu bạn chuyển đổi công việc vì vị trí cao hơn nhưng nếu bạn chuyển nhiều việc tương đương có thể ảnh hưởng đến sự nghiệp. Sau mỗi 2 năm bạn thay một công việc, hay sau 3 hoặc 4 năm cho một lĩnh vực mới, bạn trông giống như người trôi dạt “vô gia cư”. “Nhảy việc” thường xuyên khiến bạn không có đủ thời gian để có thể chứng minh giá trị của mình. Nhiều nhà tuyển dụng tìm kiếm ứng viên làm việc cho một công ty nhiều hơn 4 năm.

Theo xaluan

Những lưu ý khi mở công ty riêng


Bạn bắt đầu muốn mở doanh nghiệp hay chuẩn bị mua lại một công ty vì bạn thấy quá nhàm chán với công việc hiện tại? Nếu vậy, những lời khuyên dưới đây có thể giúp ích cho bạn nhiều trước khi quyết định bắt đầu một sự nghiệp riêng.




Xác định rõ động cơ khiến bạn muốn mở công ty
Bạn bắt đầu muốn mở doanh nghiệp hay chuẩn bị mua lại một công ty vì bạn thấy quá nhàm chán với công việc hiện tại? Đây là một hành động thể hiện sự tuyệt vọng vì mọi thứ bạn cố gắng đều không có tác dụng? Hay điều này nằm trong kế hoạch dài hạn của bạn? Mở công ty riêng không phải là chuyện đơn giản nên bạn cần xác định rõ động lực của mình có đủ lớn để có thể theo đuổi mục tiêu này đến cùng.
Xác định rõ kiến thức chuyên môn cũng như các kỹ năng mềm cần thiết
Ann Bobbitt, một người có chuyên môn về kế toán và kiểm toán cho biết: “Bạn cần phải giỏi chuyên môn và các kỹ năng mềm khác để có đủ tự tin làm ăn riêng. Thông thường mọi người nghĩ rằng làm kinh doanh riêng cũng giống như họ đi làm thuê: làm công việc của mình. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp có trách nhiệm lớn hơn việc tạo ra/cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm. Bạn phải tham gia vào tất cả các khâu từ tiếp thị, quan hệ cộng đồng, quản lý nhân sự, quảng cáo, hậu cần, tài chính và hơn thế nữa.
Xác định tính cách bản thân
Bạn là người tự làm mọi thứ? Bạn là người có tầm nhìn xa trông rộng? Bạn thích chú ý đến tiểu tiết? Bạn có thể thiết lập các mục tiêu chiến lược và lên kế hoạch cụ thể đế biến mục tiệu đó thành hiện thực? Bạn cần người khác nhắc phải làm gì và khi nào thì làm? Hãy tự trả lời những câu hỏi đó và xác định xem bạn có những đức tính của một nhà lãnh đạo hay không. Những doanh nhân thành đạt thường có xu hướng tự làm mọi việc, có tầm nhìn xa trông rộng, lên kế hoạch và chịu trách nhiệm với những việc họ làm.
Xác định rõ mục tiêu nghề nghiệp
Một khi bạn quyết định mở công ty của riêng mình, bạn sẽ phải dành nhiều tâm huyết, thời gian và xác định mục tiêu cụ thể cho nó. Nếu bạn có một vài kế hoạch cá nhân khác như sinh em bé, dành thời gian cho gia đình, mở doanh nghiệp cho lẽ chưa phải quyết định phù hợp nhất.
Xác định khả năng, mục tiêu tài chính
Tài chính là một việc vô cùng quan trọng trong kinh doanh. Thông thường phải mất hàng tháng đến hàng năm để một doanh nghiệp mới có thể thu lợi nhuận. Một trong những sai lầm thường gặp khi khởi nghiệp kinh doanh là doanh nghiệp đánh giá thấp khả năng tài chính từ lúc ban đầu. Trước khi quyết định, bạn nên xác định rõ bạn có thể đầu tư bao nhiều tiền và có thể tìm kiếm nguồn vốn khi cần từ đâu. Hãy đảm bảo bạn có đủ tiền vì bạn sẽ phải cần đến nó.
Xác định khả năng ra quyết định
Nếu như đã từng đi làm thuê, bạn sẽ thấy nhân viên bình thường bị giới hạn quyền ra quyết định. Bạn thường chỉ làm theo sự chỉ đạo của cấp trên. Ngược lại, khi đã là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ là người ra quyết định trong mọi việc. Hãy xem bạn có khả năng này hay không. Nếu chưa, bạn có thể tự tích lũy, học hỏi thêm.
Vũ Vũ
Theo Usnews

Thứ Ba, 27 tháng 11, 2012

6 bước duy trì niềm hứng khởi trong công việc


Niềm vui thích bạn dành cho công việc sẽ không tồn tại mãi mãi. Sẽ có lúc bạn cảm thấy ngày làm việc như dài hơn, những thách thức từng tạo hứng khởi, nay lại khiến bạn mệt mỏi… Phải chăng đã đến lúc nên “nhảy việc”?

Câu trả lời là chưa. Mọi công việc đều có sự nhàm chán nhất định và thiếu hứng khởi cho công việc không có nghĩa bạn cần phải chuyển việc. Tuy nhiên, nếu bạn thụ động chờ đợi, những điều mới mẻ thú vị sẽ không bao giờ xảy đến. Do đó, thay vì ngồi chờ đợi trong nhàm chán, bạn nên thử các bước sau:

Bước 1: Đi nghỉ
Đốt cháy mạnh mẽ ngọn lửa đam mê nghề nghiệp của bạn khi đang bí bách là cách nhanh nhất dập tắt tàn lửa còn lại. Thay vào đó, hãy ra khỏi văn phòng và tập trung vào một thứ gì đó ngoài công việc. Nếu bạn còn nhiều ngày nghỉ, hãy tận dụng chúng. Bạn có thể nhận thấy điều bạn cần nhất là một kỳ nghỉ. Khi quay trở lại sau kỳ nghỉ, hãy sử dụng nguồn năng lượng mới để cho công việc hàng ngày của bạn.
Bước 2: Bắt đầu thay đổi thói quen hàng ngày
Hãy tìm hiểu xem liệu có những việc bạn có thể làm khác đi cách vẫn làm hàng ngày. Nếu có, hãy thử làm vài thứ. Chẳng hạn, bạn có thể thử đi xe buýt thay vì chạy xe máy đến văn phòng. Hay bắt đầu tìm hiểu đồng nghiệp bạn muốn phát triển mối quan hệ thân thiết hơn. Hay ăn trưa với một đồng nghiệp mới. Thay đổi thói quen có thể mở ra những khía cạnh mới của vấn đề và mang lại những ý tưởng mới cho công việc của bạn.
Bước 3: Thay đổi cách làm việc
Hãy thay đổi cách làm việc thông thưởng của bạn. Mỗi ngày hoặc mỗi tuần bạn nên lập một kế hoạch những điều bạn sẽ làm để thay đổi thói quen của mình. Chẳng hạn, lên kế hoạch chi tiết cho dự án X, thay đổi cách trả lời email… Xác định và thực hiện những thay đổi nhỏ, cụ thể sẽ dần dần giúp bạn tập trung vào công việc tốt hơn. 


Bước 4: Chia sẻ với sếp
Nếu những vấn đề cơ bản của công việc đang bào mòn năng lượng của bạn, đừng nghĩ rằng chúng không  thể thay đổi. Hãy lên lịch họp với sếp, thảo luận những vấn đề bạn có thể tạo ra nhiều giá trị cho công ty hơn là thú nhận bạn không còn hứng thú với công việc. Chỉ rõ dự án nào đang khiến bạn quan tâm, và hỏi xem liệu bạn có thể tham gia vào dự án này. Đặc biệt, nên tham gia vào dự án bạn chưa từng làm trước đó. Quản lý của bạn có thể giúp bạn khám khá những điều mới mẻ. Khi gợi ý những thay đổi cho sếp, hãy nhớ nỏi rõ những thay đổi đó đem lại ích lợi cho công ty ra sao, chứ không đơn thuần chỉ để thỏa mãn nghề nghiệp của riêng bạn. 

Bước 5: Xem xét những bước tiến dài hơn

Làm một công việc trong thời gian dài không những khiến bạn cảm thấy chán nản, nó còn gây ra sự trì trệ trong sự nghiệp. Nếu bạn đã thực hiện những bước trên mà  vẫn chưa cảm thấy được truyền cảm hứng, có lẽ bạn nên xem xét một vị trí khác. Bạn chỉ cần đảm bảo trong công ty có những vị trí đang tuyển. Khi xem xét một cơ hội mới, hãy tự hỏi bản thân vị trí mới sẽ khác vị trí cũ như thế nào và cân nhắc sự phù hợp của bạn.
Bước 6: Duy trì sự mới mẻ
Dù bạn vẫn làm ở vị trí cũ hay đã chuyển sang vị trí khác, hãy cố gắng học hỏi từ những công việc cũ bạn đã làm và rút kinh nghiệm để làm công việc mới tốt hơn. Hãy coi đây như một hồi chuông đánh thức bạn để bạn bắt đầu kiểm soát công việc của mình hiệu quả hơn. Bạn nên hình thành các thói quen công việc dựa trên sở thích và động lực thay đổi không ngững trong lĩnh vực bạn đang làm.
Khả năng duy trì niềm hứng thú trong công việc ít phụ thuộc vào ngoại cảnh, vào môi trường mà phụ thuộc vào cách bạn tiếp cận với chúng. Hãy nhìn nhận vấn đề một cách đa chiều và tích cực hơn. Bạn sẽ luôn có những thách thứơ mới mẻ, giúp mình duy trì niềm hứng khởi, động lực làm việc trong dài hạn.
Vũ Vũ
Theo AOL

Chủ Nhật, 25 tháng 11, 2012

Bí quyết ứng xử với đồng nghiệp


Bạn có thể chọn bạn cho mình nhưng rất khó để chọn đồng nghiệp. Nếu may mắn, bạn có những đồng nghiệp tốt còn không thì ngược lại. Vậy làm thế nào để có thể giữ được khoảng cách an toàn?
Một vài cách sau sẽ giúp bạn duy trì được các mối quan hệ tích cực với đồng nghiệp:
1. Thiết lập các giới hạn
Giới hạn ở đây nghĩa là giới hạn về bản thân bạn khi nói về đặc điểm và chi tiết của cuộc sống bên ngoài công việc. Như một lời cảnh báo chung đối với tất cả mọi người, để giữ hoà khí thân thiện thì tốt nhất những quan điểm, phán xét về tôn giáo, chính trị và đạo đức của bạn nên được bày tỏ ở... nhà. Nói ngắn gọn hơn, hãy giữ cuộc sống riêng cho mình.
2. Xử lý các khó khăn nhanh chóng
Bạn có thể dành thời gian cho một hoặc hai bữa nhậu sau giờ làm việc, nhưng nếu quá thân mật cùng đồng nghiệp có thể gây ra không ít vấn đề. Kể cả những mối quan hệ lãng mạn ngoài luồng với đồng nghiệp chân dài hay ngược lại với cấp trên cũng có thể ảnh hưởng đến tương lai nghề nghiệp của bạn. Nhớ rằng bạn là một người làm chuyên môn và công việc là ưu tiên hàng đầu.

Hình minh họa
Có phải công việc của bạn lúc nào cũng thuận lợi không? Câu trả lời là không, ít nhất không phải lúc nào cũng trôi chảy. Cá tính và sự ưu tiên trong công việc sẽ khó tránh khỏi việc va chạm với đồng nghiệp và là cơ sở để từ mâu thuẫn nhỏ trở thành vấn đề nghiêm trọng nếu cả hai bên đều cố chấp. Một cách hiệu quả nhất để xử lý các khó khăn cá nhân này là đương đầu với nó bằng thái độ tích cực (mà không cần phải có sự can thiệp của cấp trên).
Trước và sau công việc, hãy tập trung vào phương pháp việc giải quyết xung đột và đi gặp người mà bạn đang có những khúc mắc để giải quyết rốt ráo vấn đề. Giải thích bình tĩnh và hợp lý rằng khả năng giữa hai người là làm việc một cách lịch sự, chuyên nghiệp với nhau, không nên để tâm lý của cả hai bị ảnh hưởng bởi những tranh cãi cá nhân. Bạn và đồng nghiệp không bắt buộc phải thích với nhau, nhưng các bạn phải tiếp tục làm việc chung một cách bình đẳng và cố gắng hết sức cho công việc chung.
3. Điều hòa cách cư xử trong và ngoài cơ quan
Không ai bảo bạn phải là người luôn rộng lượng, nhường nhịn và hi sinh bản thân mình để giúp đồng nghiệp thăng tiến, nhưng hãy cố gắng điều chỉnh bản thân thật chuyên nghiệp cả trong lẫn ngoài cơ quan. Làm hết khả năng để đối xử với những người khác một cách thân thiện, lịch sự và tôn trọng.
Hãy kiểm soát tình cảm và những cơn phẫn nộ tức giận của bạn bằng cách nên nghĩ trước khi nói và hành động. Chỉ cần một lời bình luận hoặc lời nói thiếu suy nghĩ cũng có thể gây ra các hậu quả rất nghiêm trọng mà bạn không thể dự đoán trước được. Bạn có thể phòng ngừa mọi thảm họa trong công việc bằng một quy tắc rất đơn giản sau: “Đối xử với mọi người như cách bạn muốn họ đối xử với mình”.
4. Không làm hết mọi việc cho đồng nghiệp
Không có gì sai khi bạn cởi mở, thân thiện và hay giúp đỡ người khác trong công việc. Tuy nhiên đừng gây ấn tượng với những người khác rằng bạn là một đối tượng dễ dàng bị “thao túng” để làm các công việc của người khác, trong khi bản thân họ không tự sắp xếp thời gian.
Chỉ giúp đỡ đồng nghiệp ở những trường hợp có thể, còn bản thân họ phải có trách nhiệm trong công việc của mình. Ngay chính bạn cũng vậy, nếu lúc nào cũng sẵn sàng làm các công việc thừa của người khác, mặc dù kết quả là đã giúp họ thoát khỏi gánh nặng công việc nhưng về lâu về dài, bạn sẽ thấy rằng chất lượng việc của mình giảm sút.
5. Xác định thời gian tán gẫu
Không thể phủ nhận rằng việc tán gẫu than khổ với các đồng nghiệp là một cách giảm stress và lo lắng, thúc đẩy các mối quan hệ và sự đoàn kết, lập các dự án trong tương lai. Tuy nhiên, tốt nhất nên giới hạn những chuyện phiếm như thế ở một thời gian thích hợp. Đừng chuyển thời gian làm việc của mình và đồng nghiệp thành thời gian chơi. Có thể đồng nghiệp hưởng ứng nhưng cũng không tránh khỏi việc gây khó chịu khi làm mất thời gian của họ, ảnh hưởng tới hiệu quả làm việc và cả hình ảnh chuyên nghiệp của bạn nơi công sở.
Bạn có thể trò chuyện với các đồng nghiệp khi nghỉ giải lao uống cà phê hoặc ăn trưa nếu bạn muốn cập nhật thông tin. Không nên để một cuộc trò chuyện trong thời gian làm việc kéo dài tới hơn 20 phút về một thứ hoặc một ai đó. Tốt nhất cố kìm nén chúng cho tới khi kết thúc công việc nhé.
6. Dành thời gian tạo dựng quan hệ
Bạn đã bao giờ nghe câu: “Làm để sống - Đừng sống để làm” chưa? Thật khó để phân tách giữa các công việc riêng tư và chuyên môn, nên nếu bạn chỉ “cắm đầu” vào làm việc mà bỏ quên thời gian quý báu cho gia đình, bạn bè và các mối quan tâm khác, thật khó để có thành công trọn vẹn. Do đó, hãy dành chút thời gian và chủ động tạo các mối quan hệ có lợi cho cả hai bên với đồng nghiệp và gia đình của bạn. Điều này sẽ đem đến cho bạn rất nhiều lợi ích.
Sưu tầm

Thứ Sáu, 23 tháng 11, 2012

Bí quyết quản lý thời gian hiệu quả


Bạn có thể không ngờ rằng nhiều cách thức quản lý thời gian lại đang lãng phí thời gian của bạn. Khi liệt kê ra những việc cần làm, lên lịch công việc, sắp xếp các cuộc hẹn…, có khả năng bạn đang lãng phí phần lớn thời gian của mình. 

Theo quy luật Pareto, hay còn gọi là quy luật 80/20, trong hầu hết các trường hợp, 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Quy luật này được đặt theo tên của nhà kinh tế người Ý Vilffredo Pareto, người đã quan sát 80% đất ở Ý là thuộc sở hữu của 20% dân số. Đây cũng là qui luật phổ biến trong kinh doanh, chẳng hạn 80% doanh thu là từ 20% trong số các khách hàng.


Một trong những ví dụ phổ biến khác cho qui luật này là trong các nhóm bán hàng, 80% doanh số được tạo ra từ nhóm 20% nhân viên bán hàng. Ngoài ra, còn hàng tá các ví dụ khác mà bạn có thể bắt gặp trong cuộc sống thường ngày, từ việc phân phối của cải cho đến các thiệt hại đến từ thiên tai.

Hãy suy nghĩ lại về bảng danh sách “Các công việc phải làm”

Nhiều cách quản lý thời gian bắt đầu với việc lập bảng danh sách “Các việc cần làm”, tuy nhiên, nhiều danh sách lại có xu hướng đánh đồng nỗ lực giải quyết 20% các công việc tạo ra hiệu quả cao như với 80% các công việc không tạo ra nhiều tác động. Chỉ đơn giản liệt kê ra các công việc cần làm sẽ khiến bạn mất nhiều thời gian cho các công việc không thật sự tạo ra hiệu quả cao. 

Ngay cả khi bạn ưu tiên hóa các công việc theo mức độ quan trọng, không hẳn bạn sẽ quản lý thời gian hiệu quả. Nhiều công việc quan trọng chiếm quá nhiều thời gian và công sức của bạn đến nỗi, cuối cùng, chúng không đáng để bạn dành nhiều thời gian đến vậy. 

Sau đây là cách Qui luật Pareto có thể giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Bảng xếp hạng thứ tự công việc theo qui tắc Pareto:



Khi lập danh sách các công việc cần thực hiện, bạn hãy ưu tiên hóa các công việc theo mức nỗ lực dành cho công việc đó (từ 1 đến 10, với 1 là mức nỗ lực ít nhất cần phải bỏ ra) và hiệu quả dự kiến sẽ đạt được (từ 1 đến 10, với 10 là mức hiệu quả cao nhất).

Sau khi đã có 2 dãy số: (1) mức độ công sức phải bỏ ra và (2) hiệu quả dự kiến của công việc, bạn lấy số công sức chia cho kết quả dự kiến để có được thứ tự ưu tiên thực hiện công việc đó. Hãy thực hiện những công việc có số thứ tự ưu tiên thấp nhất đầu tiên. Ví dụ: 

•    Công việc 1: Viết báo cáo cuộc họp.
Nỗ lực = 10, Hiệu quả = 2, Thứ tự ưu tiên = 5
•    Công việc 2: Chuẩn bị phần trình bày cho phòng Marketing
Nỗ lực = 4, Hiệu quả = 4, Thứ tự ưu tiên = 1
•    Công việc 3: Gọi khách hàng để tham khảo thông tin
Nỗ lực = 1, Hiệu quả = 10, Thứ tự ưu tiên = 0.1

Giờ đây bạn đã có thể thấy được mức độ ưu tiên các công việc cần phải thực hiện. Bạn thực hiện công việc 3 đầu tiên, tiếp đó đến công việc 2 và sau cùng là công việc 1. 

Cách thức đơn giản này sẽ bảo đảm 20% nỗ lực của bạn dành cho những công việc quan trọng sẽ luôn được ưu tiên thực hiện trước. Đối với 80% các công việc không thực sự tạo ra hiệu quả cao sẽ được lùi thứ tự ưu tiên.
Điều này nghe có vẻ khá đơn giản, thậm chí là quá đơn giản. Tuy nhiên, tôi có thể nói với các bạn rằng từ kinh nghiệm của bản thân tôi, chưa có phương pháp nào lại đem đến hiệu quả cao cho công việc của tôi như cách thức ưu tiên hóa công việc này.            
Kiemviec.com (Lược dịch từ Inc)